Organizacije (proizvodnje, trgovinske, obrtne) morajo znati izračunati, koliko morajo imeti zalog, da poslovanje ni ogroženo. Pomembna je optimizacija vrste proizvodnje (individualna, serijska, množinska), kar posledično pomeni tudi načrtovanje in zagotavljanje optimalnih zalog.

Predstavljamo vam obrazce, iz katerih podatkov si lahko izračunate optimalno vrednost posameznih vrst zalog, da ne bo ogrožen proizvodnji cikel, in sicer:

1. optimalne zaloge materiala = poraba materiala in surovin x število dni od naročila do prevzema materiala (upoštevajo se glavni dobavitelji) / število delovnih dni
2. optimalne zaloge nedokončane proizvodnje = dokončana proizvodnja / 365 x število dni časa proizvodnje
3. optimalne zaloge gotovih proizvodov = stroškovna vrednost prodanih gotovih proizvodov / 365 x število dni od naročila do odpreme kupcu
4. optimalna zaloga trgovskega blaga = nabavna vrednost prodanega trgovskega blaga / 365 x število dni od naročila do odpreme kupcu

Pogoste napake pri vodenju zalog

V organizacijah, ki imajo zaloge, se lahko pojavljajo napake pri vodenju evidenc po posameznih vrstah zalog.

Pomembno je, da se napake odkrije in se zanje ugotovi vzroke, ki so lahko:

- neustrezna informacijska podpora (programi za vodenje materialnega poslovanja in usklajenost skladiščne evidence z analitičnimi knjigovodskimi evidencami glavne knjige),

- neažurnost evidenc,

- površnost odgovornih oseb,

- organizacija ne vodi evidence materialnega poslovanja,

- stanje zalog v glavni knjigi se ne ujema z analitičnimi evidencami,

- na kontih materiala je evidentirano blago, proizvodi, polproizvodi, nedokončana proizvodnja ali obratno,

- napačno knjiženje porabe materiala (odhodek namesto strošek),

- direktni stroški materiala namesto stanje zalog materiala,

- predujem za material je evidentiran med zaloge materiala,

- kreditni saldo na kontu zalog in nepravilno vodenje zalog,

- manjkajoči dokumenti (naročilnice, dobavnice, izdajnice ipd.),

- primanjkljaji zalog, za katere se ne ugotovi njihovih vzrokov (elementarne nesreče, kalo),

- neustrezni in nelogični presežki zalog,

- nenavadno veliko število transakcij v zalogah, ki ne predstavljajo posledice porabe, proizvodnje in prodaje,

- ugotovitve, da zaposleni živijo nad svojimi finančnimi sredstvi in možnostmi in nezadovoljni zaposleni menijo, da si zaslužijo večjo plačo,

- zaposleni, ki ne želijo na daljši dopust zaradi strahu pred razkritjem,

- podpisovanje v imenu drugega sodelavca ali neenako podpisovanje,

- prinašanje torb na delo in iz delo ipd.

Ugotovljene goljufije (prevare) na področju zalog

Vodje računovodstev, revizorji ali davčni inšpektorji pri naknadnem pregledovanju evidenc ter analitičnih poročilih nabave, porabe in vodenja evidenc najrazličnejših zalog odkrijejo »marsikaj«.

Navajamo najpogostejše ugotovljene prevare, kot so lahko:

- vrednost zalog se ne spreminja v posameznih obdobjih ali je sprememba minimalna,

- vrednosti in odstotni deleži zalog se povečujejo hitreje, kot se spreminja prodaja,

- velike spremembe v razmerju med prodajo in odhodki v zvezi z zalogami,

- nizka knjigovodska vrednost zalog ,ampak skladišče je polno,

- visoko vrednotenje zalog in skladišče je prazno,

- pošiljanje računov z neobičajnimi naslovi za dostavo,

- prejeti in izdani računi niso povezani z drugimi internimi dokumenti (naročilnica, dobavnica, izdajnica, prevzemnica, pogodbe),

- neustrezni dokumenti, ki spremljajo poslovanje (prevzemnice, izdajnice, delovni nalogi),

- popisov zalog se ne izvaja (kršitev 54. člena Zakona o gospodarskih družbah),

- nenapovedani popisi zalog (lastniki, vodstvo, revizorji, prevzemniki organizaciji, inšpektorji ipd.), količinsko in vrednostno se zaloge ne ujemajo z računovodskimi podatki,

• odpisov zaradi loma, kala in razsipa se redno ne preverja ali pa se popisne primanjkljaje »vključi« v zakonsko dovoljen kalo,
• analiza računovodskih izkazov in evidenc na podlagi primerjave predhodnih in tekočih obdobij, ugotovljena so nepojasnjena odstopanja,
• neustrezne metode vrednotenja, njihova knjiženja in vpliv na bilanco stanja in izkaz poslovnega izida,
• neplačevanje davka na dodano vrednost od odpisa zalog,
• davčno nepriznani odhodki v primeru odpisa zalog,
• oslabitev ali odpis zalog ter njihov davčni vidik.

Primer: Odpis zalog

Organizacija ima zaloge v vrednosti 110.000,00 € in od tega je 10 odstotkov takšnih zalog, ki so neuporabne (uničene, pokvarjene, neuporabne ipd.). Organizacija se je odločila, da bo ob koncu poslovnega leta del neuporabnih zalog odpisala v breme rezultata svojega poslovanja.

Odgovor: Organizacija bo 11.000,00 € zalog odpisala, kar pomeni, da bo znižala računovodski rezultat poslovanja (nižji dobiček ali povečana izguba). Davčna zakonodaja odpisov ne priznava kot davčno priznan odhodek, kar pomeni, da bo organizacija morala plačati davek iz dobička in vrniti davek na dodano vrednost, ki ga je ob nabavi terjala nazaj od države. Zalog ne bo porabila pri svojem nadaljnjem poslovanju.

Primer: Oslabitev zalog

Organizacija ima zaloge v vrednosti 110.000,00 € in njihova tržna vrednost se je znižala za 10 odstotkov. Organizacija se je odločila, da bo ob koncu poslovnega leta oslabila vrednost zalog v breme rezultata svojega poslovanja.

Odgovor: Organizacija bo 11.000,00 € zalog oslabila, kar pomeni, da bo znižala računovodski rezultat poslovanja (nižji dobiček ali povečana izguba). Davčna zakonodaja oslabitve priznava kot davčno priznani odhodek, kar pomeni, da organizaciji ne bo treba plačati davka od dobička in vrniti davek na dodano vrednost, ki ga je ob nabavi terjala nazaj od države, saj bo zaloge uporabila v svojem procesu poslovanja, vendar po nižji vrednosti (nižja prodajna vrednost proizvodov, trgovskega blaga).