Mnoge rezervacije se obračuna le enkrat letno, ko se naroči nove aktuarske izračune ali ko je treba za računovodske izkaze preverjati spoštovanje temeljne računovodske predpostavke, upoštevanje nastanka poslovnih dogodkov. Ta predpostavka namreč zahteva, da se primerja prihodke in odhodke ne glede na denarni tok in da se o poslovnih dogodkih poroča v računovodskih izkazih tistega obdobja, na katero se nanašajo.

V tekoči izkaz poslovnega izida je torej treba vračunati bodoče poslovne dogodke, ki so povezani z že nastalimi, v primeru rezervacij in že z izkazanimi prihodki.

V tekoči izkaz poslovnega izida in tekočo bilanco stanja je mogoče zajeti bodoče dogodke, katerih nastanek je dovolj verjeten, s tehnikami časovnega razmejevanja in z vračunavanjem rezervacij.

Rezervacije niso orodje za zniževanje dobička, temveč način, kako v sedanji izkaz vkalkulirati izdatke, ki se bodo po predvidevanjih pojavili v prihodnosti, so pa povezani z današnjim poslovanjem, z danimi ali prejetimi zavezami.

Kaj so rezervacije?

Rezervacije so sedanje obveznosti, ki izhajajo iz obvezujočih preteklih dogodkov in se jih bo po predvidevanjih poravnalo v obdobju, ki ni z gotovostjo določeno (negotovost časovnega trenutka v prihodnosti za nastanek poravnave ali plačila), in katerih velikost je mogoče zanesljivo oceniti, čeprav je znesek poravnave negotov.

Rezervacije so namenjene za to, da v obliki vnaprej vračunanih stroškov oziroma odhodkov zberemo zneske, ki bodo v prihodnosti omogočili pokritje takrat nastalih stroškov oziroma odhodkov, vendar to ni edino vodilo pri njihovem prepoznavanju.

Pomembno je, da obstaja za te prihodnje izdatke in stroške sedanja obveza iz preteklih dogodkov, da mora biti dovolj verjetno, da bo pri poravnavi te obveze potreben odtok dejavnikov, ki omogočajo pritekanje gospodarskih koristi, in da je znesek te obveze mogoče zanesljivo izmeriti.

Najpogostejši primer posredne obveze je dajanje jamstva za odpravo napak v garancijski dobi.

Razlike med rezervacijami in časovnimi razmejitvami

Časovne razmejitve so lahko tako terjatve in druga sredstva ter obveznosti, ki bodo verjetno nastale. Lahko jih zanesljivo ocenimo in praviloma so kratkoročne, to pomeni, da bodo stroški oziroma odhodki nastali v letu dni. Zanje obstaja velika stopnja verjetnosti, da bodo odhodki oziroma prihodki nastali, ali je celo že natančno znano do koga, kdaj in v kolikšni višini bo imela organizacija terjatve in obveznosti ali stroške in prihodke.

Pri rezervacijah je praviloma točen čas nastanka obveze negotov, prav tako nemalokrat ni znano, do koga bo obveza nastala. Rezervacije so v nasprotju s časovnimi razmejitvami praviloma dolgoročne.

Tožbe, za katere je na podlagi razpoložljivih dokazov verjetnost večja od 50 odstotkov, in prav tako izgubljene odškodnine, se izkaže kot rezervacije. V primeru, da ne moremo oceniti zneska obveze, se rezervacije v poslovnem ali letnem poročilu razkrije.

Primeri oblikovanja rezervacij so:

- rezervacije za reorganizacijo,

- oblikovanje za dane garancije za določeno dobo poslovanja,

- pričakovane izgube iz kočljivih pogodb (zamujeni roki dokončanja del in obračun penalov, pogodbene kazni),

- jubilejne nagrade,

- odpravnine ob upokojitvi.

Zakaj so pomembne rezervacije? 

Namen rezervacij je v vnaprej oblikovanih stroških ali odhodkih in zbrati zneske, ki bodo v prihodnosti omogočili pokritje takrat nastalih stroškov oziroma odhodkov. Rezervacije za bodoče stroške oziroma odhodke se oblikuje z enkratno ali večkratno obremenitvijo in več let vplivajo na poslovni izid (je manjši), ker so vključeni »fiktivni« stroški.

Ločiti moramo tudi pojma rabe rezervacij, kot sta:

-                 odprava – rezervacije nismo v celoti ali je sploh nismo porabili in do stroškov in izdatkov ni prišlo ter moramo neizkoriščeno oblikovano rezervacijo prenesti med prihodke  in

-                 poraba - pomeni, da je do stroškov in izdatkov gospodarskih dejavnikov prišlo (npr. plačali smo tožbo, jubilejno nagrado, porabili smo material ali storitev za odpravo napak v garancijskem roku).

Stroški financiranja zalog materiala

Nekatere proizvodnje ali trgovinske organizacije nabavijo večje zaloge zaradi različnih dejavnikov, ki so lahko:

-                 primanjkljaj surovin in materiala na domačem in svetovnem trgu,

-                 primanjkljaj trgovskega blaga na domačem in svetovnem trgu,

-                 povečanje naročil s strani kupcev,

-                 porast cen surovin, materiala in trgovskega blaga,

-                 usmeritev lastnikov in poslovodstva ipd.,

in nimajo dovolj lastnih virov financiranja oziroma ne najdejo skupnega dogovora o morebitnih podaljšanjih valutnih rokov pri dobaviteljih, so prisiljeni, da zaloge financirajo z najetimi bančnimi posojili.

Primer: Organizacija ima naslednje podatke in izračune

Preglednica 1: Vrednosti in vrste zalog ter prenos obresti med zaloge

*inventurno stanje zalog

**letne obresti (preglednica 2) x 6 (preglednica 1)

Preglednica 2: Vrednosti in vrste posojil in obresti

*od prejema posojil do konca leta

Primer: Dodatna zadolžitev za financiranje terjatev do kupcev

Letni prihodki prodaje so 2.025.000 evrov.  Stanje poslovnih terjatev do kupcev je 351.500 evrov.  V primeru, da bi podaljšali obstoječi valutni rok za 10 dni, bi se lahko povečali letni prihodki za 10 odstotkov. Za koliko in kje se lahko organizacija zadolži?

Odgovor: Koeficient obračanja terjatev = 2.025.000 evrov / 351.500 evrov = 5,76-krat

Dnevi vezave = 365 dni / 5,76 = 63 dni

63 dni + 10 dni = 73 dni

2.025.000 evrov x 10 / 100 = 202.500 evrov

Obseg terjatev = 2.227.500 evrov x 73 dni / 365 dni = 445.500 evrov

Dodatna zadolžitev = 445.500 evrov - 351.500 evrov = 94.000 evrov

Zadolžimo se lahko:

-          pri banki,

-          pri dobaviteljih,

-          z dokapitalizacijo,

-          z razpisom obveznic.

V primeru, da dodatne zadolžitve ne moremo realizirati, pogojev, ki jih želijo kupci, organizacija ne more sprejeti, saj si bo poslabšala svojo likvidnost in plačilno sposobnost.